Hubspotにフォームが送信されたらBacklogに課題を作成する

■概要

HubSpotにフォームが送信されるたびその情報を手作業でBacklogに課題として登録していませんか？こうした繰り返し作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォーム送信をトリガーにBacklogへ自動で課題を作成することが可能になり、これらの課題をスムーズに解消し、迅速な情報共有と対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotのフォーム情報を基にBacklogでタスク管理をしている方
• 手作業によるHubSpotからBacklogへの情報登録に課題を感じている方
• SaaS間の連携自動化により、定型業務の効率化を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotにフォームが送信されると自動でBacklogに課題が作成されるため、手作業での情報入力にかかる時間を削減できます。
• システムが自動で処理を行うことで、データ入力時の転記ミスや課題作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとBacklogをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてHubSpotを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 最後に、オペレーションとしてBacklogを選択し、「課題の追加」アクションを設定し、課題名や詳細などをフォームの送信内容に基づいて登録するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Backlogで課題を追加する際に、課題の件名や詳細、担当者、種別、優先度などを細かく設定できます。
• HubSpotのフォームから送信された特定の情報を、Backlogの課題の件名や本文に動的に挿入したり、プロジェクトごとに固定の情報を付加することも可能です。

■注意事項

• HubSpot、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。