Gmailでの受信内容をもとに、AIでコピーライティングを生成してMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Gmailで受信する特定のメール内容をもとに、AIを活用してコピーライティング案を自動生成し、Microsoft Teamsへ通知する業務に手間を感じていませんか。手作業での情報収集やコピー作成、そして関係者への共有は、時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信を起点として、AIによるコピー生成からMicrosoft Teamsへの通知までの一連のプロセスを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでのメール対応とコピー作成、Microsoft Teamsへの情報共有を手作業で行っている方
• AIを活用してコピーライティング業務の効率化やアイデア創出の支援を求めている担当者の方
• 定型的な情報共有プロセスを自動化し、より創造的な業務へ時間を活用したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの特定メール受信からAIによるコピー生成、Microsoft Teamsへの通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減します。
• 手作業による情報の転記ミスや、Microsoft Teamsへの通知漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailおよびMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、自動化の起点となるメールの条件を指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここで、受信したメール内容などを元にコピーライティングを生成するようAIに指示します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成したコピーライティングを指定したチャネルに自動で通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で指定することが可能です。これにより、特定のプロジェクトや送信元からのメールのみを自動化の対象にできます。
• AI機能のオペレーション設定では、テキストを生成するための指示（プロンプト）を任意でカスタマイズできます。また、定型文を挿入したり、Gmailの受信内容など前段階で取得した情報を変数としてプロンプト内に組み込んだりすることも可能です。
• Microsoft Teamsへの通知オペレーションでは、メッセージを投稿するチャネルを任意で選択できます。さらに、通知メッセージの本文も固定テキストだけでなく、AIが生成したコピーやGmailの件名など、前段階のフローで取得した値を変数として埋め込むといった柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。