■概要

Gmailで受け取った情報を基に、記事コンテンツの草案を作成し、チームに共有する作業は、時間と手間がかかるものです。特に、AIを活用して効率化を図りたいものの、各ツール間の連携や手作業での通知に課題を感じている方もいるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のGmail受信をきっかけに、AIが自動で記事コンテンツの草案を生成し、Microsoft Teamsへ通知するため、これらのプロセスを自動化し、業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailの受信内容を基にした記事作成業務を効率化したいコンテンツ担当者の方
• AIを活用したコンテンツ生成と、Microsoft Teamsでの迅速な情報共有を実現したいチーム
• 手作業による情報伝達の遅延や、コンテンツ作成の初動にかかる時間を短縮したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの特定メール受信からMicrosoft Teamsへの通知までの一連の流れを自動化し、記事作成の初動にかかる時間を短縮します。
• 手動での情報収集、AIへの指示、通知作業といったプロセスを自動化することで、作業漏れや連絡ミスといったヒューマンエラーの発生を抑えます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、記事作成の元となる情報を含むメールを特定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメールの内容に基づいて記事コンテンツの草案をAIに作成させます。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した記事草案を指定したチャネルに自動で通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件となるメールに含まれるキーワードを、業務内容に合わせて任意で指定することが可能です。
• AI機能のオペレーション設定では、生成したい記事コンテンツのトーン＆マナーや構成などを指示するプロンプトを自由にカスタマイズでき、また、Gmailで受信したメールの件名や本文といった情報を変数としてプロンプト内に組み込むことができます。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャネルやチームを任意で選択できるだけでなく、通知メッセージの本文に固定のテキストを加えたり、AIによって生成された記事の草案やGmailから取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です。

■注意事項

• Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。