Gmailでの受信内容をもとに、AIコンサルで提案を生成しMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Gmailで重要な顧客からの問い合わせメールを受信したものの、その内容を元にした提案作成やチームへの共有に時間がかかっていませんか？手作業での情報伝達は、対応の遅れや内容の抜け漏れといった課題も生じやすいものです。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で提案内容を生成し、Microsoft Teamsへ即座に通知まで行うため、迅速かつ効率的な情報連携を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでのメール対応と、それに基づく提案作成、Microsoft Teamsでの情報共有を手作業で行っている方
• AIを活用して顧客への提案作成プロセスを効率化し、対応速度の向上を目指している担当者の方
• 重要なメールの見落としや、チーム内への情報共有の遅れを課題と感じているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信を起点に、AIによる提案生成、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、一連の作業にかかる時間を削減できます。
• 手作業による情報の転記や伝達が不要になることで、ヒューマンエラーを防ぎ、より正確な情報共有を促進します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信した」というアクションを設定し、検知したいキーワードや条件を指定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「AIコンサルで助言を生成する」アクションを設定し、受信したメール内容を元に提案を生成するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した提案内容を指定したチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能で「AIコンサルで助言を生成する」アクションを設定する際、生成される提案の質や方向性を調整するために、プロンプトの内容をユーザーの業務に合わせてカスタマイズしてください。
• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知するメッセージの内容、通知先のチャネルID、およびチームIDを、ユーザーの利用環境に合わせて設定してください。

■注意事項

• Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。