Microsoft Teamsにメッセージが投稿されたら、AIチャットボットで自動返信する

■概要

Microsoft Teamsでのコミュニケーションは円滑な業務遂行に不可欠ですが、頻繁に寄せられる定型的な質問や問い合わせへの対応に多くの時間を費やしていませんか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャネルにメッセージが投稿された際に、AIがその内容を理解し、適切な一次返信を自動で行うため、担当者の確認や返信作業の負担を軽減し、より重要な業務に集中できるよう支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでの問い合わせ対応を効率化し、迅速な回答を実現したいと考えている方
• AIを活用してMicrosoft Teamsの運用を自動化し、業務負荷を軽減したいチームリーダーの方
• 定型的な返信作業から解放され、より創造的な業務に時間を割きたいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのメッセージ投稿に対してAIが自動で一次返信を行うため、手動での対応に比べて時間を短縮し、迅速な初期応答を実現できます。
• AIによる返信で初期対応の品質を一定に保つことが可能となり、担当者による対応のばらつきを抑え、業務の標準化を推進できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。この設定により、指定したチャネルに新しいメッセージが投稿されるとフローボットが起動します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここで、Microsoft Teamsで受信したメッセージ内容を元に、AIが返信文案を自動で作成します。
4. 最後に、オペレーションで再度Microsoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。ここで、AIが生成したテキストを、指定したチャネルに自動で投稿します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、AIにどのような返答を生成させたいか、具体的な指示（プロンプト）を自由にカスタマイズしてください。例えば、特定のキーワードが含まれていたら特定のFAQへのリンクを提示する、といった指示が可能です。
• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、メッセージを送信する先のチームIDやチャネルIDを、実際の運用に合わせて正確に設定してください。また、AIが生成したメッセージの前後に定型文を追加するなど、送信するメッセージ内容も調整できます。

■注意事項

• Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。