■概要
採用活動において、Outlookで日々多くの履歴書メールを受信し、その情報を手作業でカオナビに入力する業務は、手間と時間がかかるのではないでしょうか。また、手作業による情報入力は、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した履歴書の添付ファイルからOCRで文字情報を読み取り、AIがその内容を要約、そしてカオナビへ人物情報を自動で登録するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する履歴書の管理やカオナビへの情報登録に手間を感じている人事・採用担当者の方
- 履歴書情報の転記作業における入力ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを減らしたい方
- 採用業務の効率化を進め、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでの履歴書受信からカオナビへの情報登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- OCRとAIによる情報処理で、手作業によるデータの転記ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとカオナビをYoomと連携する
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無の条件で処理を分岐させる
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定する
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定する
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出する
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定の形式で要約する
- 最後に、オペレーションでカオナビの「メンバーを登録」アクションを設定し、AIが要約した情報を基にカオナビへメンバー情報を登録する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダや、含まれるキーワードなどを任意で指定可能です。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目（氏名、連絡先、学歴、職歴など）を任意でカスタムすることが可能です。
- AI機能では、前段階のOCR機能で取得した情報の中から特定の項目を選択し、任意の指示や条件に基づいて内容を要約するように設定が可能です。
- カオナビへのメンバー登録オペレーションでは、前段階のAI機能で取得した情報を変数として利用し、カオナビの任意の項目に対応付けて設定できます。また、所属など固定値を設定することも可能です。
■注意事項
- Outlook、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「分岐する」オペレーション間の操作はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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