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「新入社員が増えるたびに、一人ひとりの顔写真をカオナビに手動でアップロードするのが大変…」
「メールで送られてきた顔写真のファイルを一度PCに保存し、再度カオナビを開いてアップロードするという一連の作業に多くの時間を費やしている…」
このように、タレントマネジメントシステムへの情報登録、特に顔写真のアップロードといった手作業に追われ、本来の業務に集中できないと感じていませんか？
もし、メールで顔写真ファイルを受け取ったら、自動的にカオナビの該当メンバー情報に写真がアップロードされる仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすればこれらの煩わしい作業から解放され、人事担当者として注力すべき採用戦略の立案や組織開発といった、より創造的な業務に取り組むための貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
情報更新の手間や時間を削減できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率的に進めましょう！
Yoomにはカオナビに顔写真をアップロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付されている顔写真をカオナビのメンバー情報に自動でアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
以下をご確認ください。
マイアプリ＞新規接続からカオナビを探してクリックします。
新規登録ページが表示されるので、以下のページを参考にマイアプリ登録を行ってください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認が終わったら「次へ」で進みましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
今回は「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動する設定なので、ラベルを候補から選択してください。
ここでトリガーとして感知させるため、Gmailの該当ラベル宛てにメールを送信しておきます。
顔写真をアップロードしたい方の「社員番号」も本文に入力しておきましょう。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「テストラベル」というラベルに振り分けられるように設定しました。
※トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
メール送信が終わったらYoom設定ページに戻り、テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功し、メールの情報が取得した値に入ればOKです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
次にAIでテキストからデータ抽出を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
アクションとタスク数を確認します。
タスク数については下記をご確認ください。
対象のテキストは、前ステップの取得した値から「本文」を選びましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
抽出したい項目、指示内容はデフォルトのまま、以下のように入力してあります。
ここまで設定したらテストボタンをクリックしてください。
テストが成功し、取得した値に「社員番号」が入ればOKです。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
最後に、カオナビに顔写真をアップロードしていきます。
「特定のメンバーの顔写真をアップロード」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認が終わったら「次へ」で進みましょう。
「社員番号」はテキスト抽出で取得した値から入力しましょう。
「トリミング有効」「ファイルの添付方法」はデフォルトで入力されているままにしています。
入力が完了したらテストボタンをクリックしてください。テストが成功し、カオナビの該当社員番号に顔写真の追加が行われます。
「完了」ボタンをクリックしましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
従業員が登録されたら、チャットツールへ通知したり、データベースへ自動転記します。
逆に他ツールからの情報をトリガーに、メンバー情報を自動登録または更新します。
情報連携の正確性と入社手続きの効率が向上します。
カオナビへの顔写真アップロード作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロードやアップロードといった一連のタスクをなくし、ヒューマンエラーを防ぎながら迅速な社員情報の更新が可能になります。
これにより、人事担当者は入退社手続きやデータ管理といった定型業務から解放され、従業員エンゲージメントの向上や組織開発といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境整備が可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ会員登録フォームから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：既存の顔写真がある場合の上書き設定は？
A：
その場合は「既にファイル登録済みです。」というエラーが出ますので上書きはされません。写真が二重登録されたりすることもありませんので、ご安心ください。
Q：Google Drive保存後の連携は可能か？
A：
はい、可能です。
Google Driveの「ファイルをアップロードする」などのアクションを追加してください。
Q：エラー時の対応策は？
A：
メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
