コラボフローで申請が承認されたら、Telegaramに通知する

■概要

コラボフローでの申請承認後、関係者への連絡を手作業で行っていませんか。特に複数の承認フローが動いている場合、通知漏れや遅延が発生しやすく、業務の停滞を招くこともあります。このワークフローを活用すれば、コラボフローで申請が承認されたタイミングで、自動的にTelegramへ通知を送信できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローとTelegramを利用し、承認後の通知作業に手間を感じている方
• 手作業による通知で、連絡漏れや遅延などのミスを減らしたいと考えている方
• 申請承認後の情報共有を迅速化し、業務効率を向上させたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• コラボフローでの申請承認をトリガーに、Telegramへ自動で通知されるため、手作業による連絡の手間を削減し、時間を有効活用できます。
• 手作業による通知漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現することで、業務の信頼性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、コラボフローとTelegramをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、承認された申請の詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでTelegramの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得した申請情報を指定のチャットに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• コラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションでは、通知に必要な情報を正確に取得するため、対象となる文書ID、アプリケーションコード、インスタンス名を任意で設定してください。
• Telegramの「メッセージを送信」アクションでは、通知するメッセージ内容や送信先のチャットIDを、運用に合わせて任意で設定してください。

■注意事項

• HubSpot、FreshdeskそれぞれをYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。