フォームに送信された契約書をAIでレビューして、Microsoft Teamsに通知する

■概要

契約書の確認作業は、法務部門だけでなく多くのビジネスパーソンにとって重要な業務ですが、フォームから送られてくる多数の契約書を一つ一つ確認し、関連部署へ内容を共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか？
特にAIを活用したレビューを取り入れたいと考えても、その後の通知までをスムーズに行うのは難しい場合があります。
このワークフローを活用すれば、フォームに送信された契約書ファイルをAIが自動でレビューし、その結果をMicrosoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化でき、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 契約書の確認と関連部署への通知作業に多くの時間を費やしている法務担当者の方
• AIを活用した契約書レビューを導入し、業務効率化を図りたいと考えている管理職の方
• フォーム経由での契約書提出フローを効率化し、Microsoft Teamsでの情報共有を迅速化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信から契約書レビュー、Microsoft Teamsへの通知までを自動化することで、手作業による時間的コストを削減し、より重要な業務に集中できます。
• 手動での情報入力や確認作業が不要になるため、転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、「ファイル送信フォーム」のアクションを設定します。ここで、契約書ファイルが添付されるフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションで「OCR機能」を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから送信された契約書ファイル内のテキストを抽出します。
4. 続いて、オペレーションで「テキスト生成機能」を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。OCRで抽出したテキストを元に、AIが契約書レビューを行います。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIによるレビュー結果を指定したチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーの設定では、契約書の内容に合わせてフォームの項目を任意で設定してください。例えば、契約種別や取引先名などを入力させる項目を追加できます。
• OCR機能の設定では、読み取る契約書の文字数に応じて適切なアクションを選択し、契約書特有の専門用語など、追加で抽出したい項目や、読み取る書類の言語（日本語、英語など）を任意で設定してください。
• テキスト生成機能の設定では、契約書レビューの観点や文字数に応じて適切なアクションを選択し、レビューの指示（プロンプト）や、レビュー結果を出力する言語を任意で設定してください。
• Microsoft Teamsでチャネルにメッセージを送信するアクションの設定では、通知先のチームID、チャネルID、そして通知するメッセージ内容（AIレビューの結果サマリーなど）を任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。