Gmailでメッセージを受信したら、AIで知的財産権の侵害をチェックしてSlackに通知する

■概要

日々の業務でGmailに届く大量のメッセージ、その中に含まれる可能性のある知的財産権に関する内容のチェックは、非常に手間がかかる作業ではないでしょうか。特に専門的な知識を要する内容の見落としは、ビジネス上のリスクにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を分析し知的財産権の侵害の可能性をチェック、そして結果をSlackに通知するため、こうした課題の解消に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでのメール確認が多く、知的財産権関連のチェック業務に課題を感じている法務・知財担当者の方
• AIを活用してメール対応業務を効率化し、リスク管理体制を強化したいと考えている方
• GmailとSlackを日常的に利用しており、これらの連携によって業務プロセスを改善したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受信したメールの内容をAIが自動でチェックしSlackへ通知するため、これまで手作業で行っていた確認作業にかかる時間を削減し、他のコア業務へ注力できます。
• AIによる網羅的なチェックと迅速な通知により、人的な見落としや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、早期の対応を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、お使いのGmailアカウント、SlackアカウントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、知的財産権関連のメールに付与しているラベルを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメール本文を知的財産権侵害の観点から分析・評価するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIによる分析結果を指定したチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、知的財産権の侵害チェック対象としたいメールに付与されたラベルを任意で指定してください。
• AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、チェックの観点や精度を高めるために、プロンプトの内容を自由にカスタマイズすることが可能です。例えば、特定のキーワードや法的根拠などを指示に含めたり、前段階のGmailトリガーで取得した送信者情報などを変数として組み込むこともできます。
• Slackへの通知オペレーションでは、通知先のチャンネルやメンションするユーザーを任意で設定できます。また、通知メッセージの本文も、AIの分析結果を変数として埋め込んだり、確認を促す定型文を追加したりするなど、運用に合わせて柔軟にカスタムすることが可能です。

■注意事項

• Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。