Google Chatで特定のメッセージが届いたら、freee会計で取引先情報を検索して自動返答する

■概要

Google Chatでの問い合わせ対応時、freee会計の情報を確認して返信する作業に手間を感じていませんか。手作業による情報検索やコピー＆ペーストは時間がかかり、ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Chatに特定のメッセージが届いた際に、freee会計で取引先情報を自動で検索し、その結果をGoogle Chatへ返信する一連の流れを自動化でき、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatとfreee会計を連携させ、問い合わせ対応を効率化したい方
• 手作業による取引先情報の検索や転記作業に時間を取られている方
• 定型的な顧客対応業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへのメッセージ受信を起点に、freee会計での情報検索から返信までが自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
• システムが情報を検索し返信するため、手作業による検索ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Chatとfreee会計をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Google Chatのメッセージ内容からfreee会計での検索に必要な情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションでfreee会計を選択し、「取引先の検索」アクションを設定し、抽出した情報に基づいて取引先情報を検索します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定し、検索結果を含めた返信メッセージを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、どのようなキーワードや条件のメッセージを受信した際にフローを起動させるか、その分岐条件を任意で設定してください。
• AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、Google Chatのメッセージから具体的にどの情報を抽出し、それをどのように活用するかの指示内容を任意で設定してください。
• Google Chatで返信するメッセージのオペレーションでは、どのような内容を誰に送信するか、そのメッセージ内容や宛先を任意で設定してください。

■注意事項

• Google Chat、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。