Googleフォームで支払い情報が送信されたら、集金の依頼メールを自動送信する

■概要

Googleフォームで支払い情報を受け取った後、一件一件手作業で集金の依頼メールを作成・送信するのは手間がかかり、また送信漏れや遅延といったミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに支払い情報が送信されると同時に、指定した内容の集金依頼メールが自動で送信されるため、こうした手作業による負担やヒューマンエラーのリスクを軽減し、スムーズな集金業務を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Googleフォームを利用して支払い情報を受け付け、手動で集金依頼メールを送信している方
集金メールの送信作業にかかる時間を削減し、業務効率を向上させたいと考えている方
メールの送信漏れや遅延といった人為的ミスを防ぎ、確実な集金管理を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

Googleフォームに回答が送信されるたびに、集金依頼メールが自動で送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減することができます。
手動でのメール作成や送信作業が不要になることで、宛先間違いや内容の誤り、送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

はじめに、GoogleフォームをYoomと連携します。
次に、トリガーとしてGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを選択します。この設定により、指定したGoogleフォームに新しい回答が送信されるとフローが起動します。
最後に、オペレーションでYoomのメール機能「メールを送る」アクションを設定します。ここで、Googleフォームから取得した回答者のメールアドレスや氏名、支払い金額などの情報を用いて、集金依頼のメール本文を構成し、自動で送信するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

送信するメールの通知先（To, Cc, Bcc）は、Googleフォームで取得したメールアドレスの情報を利用したり、固定のメールアドレスを指定したりと、運用に合わせて任意に設定することが可能です。
メールの件名や本文の内容は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーであるGoogleフォームの回答内容（例えば、顧客名や商品名、金額など）を変数として埋め込むことで、個別の状況に応じたメールを自動生成できます。

■注意事項

GoogleフォームとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133