Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿されたら、BASEに商品情報を作成する

■概要

Microsoft Teamsでの連絡を受けて、ECサイトのBASEに手作業で商品情報を登録するのは手間がかかり、時には入力ミスや対応漏れも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsで特定のメッセージが投稿されたことをきっかけに、BASEへ商品情報を自動で作成することが可能になり、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでの指示や情報をもとに、BASEへ手作業で商品登録を行っているEC運営担当者の方
• Microsoft Teamsで受信した特定条件のメッセージに基づき、BASEへ迅速に商品情報を反映させたい方
• 手作業による情報登録の遅れやヒューマンエラーを減らし、業務の効率化を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの特定メッセージ投稿をトリガーに、BASEへの商品情報作成が自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるBASEへの商品情報登録時の入力間違いや、登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとBASEをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。この際、特定のチャネルやチームを指定できます。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、「コマンドオペレーション」を利用して、Microsoft Teamsで受信したメッセージが特定のキーワードを含むなど、どのような条件の場合に後続の処理に進むかを定義します。
4. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここで、Microsoft Teamsで受信したメッセージ内容を基に、BASEに登録する商品説明文などを生成するようプロンプトを記述します。
5. 次に、オペレーションでBASEを選択し、「商品情報の登録」アクションを設定します。商品名、価格、在庫数、商品説明などの項目に、AIが生成したテキストやMicrosoft Teamsからの情報、あるいは固定値をマッピングして登録します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。これにより、商品情報がBASEに登録された旨などを指定したチャネルに自動で送信できます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定において、分岐機能のコマンドオペレーションで、どのような内容のメッセージを受信した場合にこのワークフローを起動させるか、特定のキーワードやパターンを細かく設定することが可能です。
• AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、Microsoft Teamsから受け取った情報をどのように活用し、どのようなトーンや形式で商品説明文を生成するか、プロンプトを自由にカスタマイズして指示することができます。
• BASEの「商品情報の登録」オペレーションでは、商品名、価格、詳細説明、画像などの各項目に対して、固定の値を入力するだけでなく、Microsoft Teamsのメッセージ内容やAIが生成したテキストといった前段のフローで取得した動的なデータを柔軟に割り当てることが可能です。
• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」オペレーションでは、通知を送信するチャネルを任意に選択できるほか、メッセージ本文に固定のテキストだけでなく、BASEに登録された商品名やURLなど、前段の処理結果を動的に含めることで、関係者への情報共有をより具体的に行うことができます。

■注意事項

• Microsoft Teams、BASEのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。