Boxに書類が格納されたら、OCRで読み取りAIで特許侵害を確認し、Slackに通知する

■概要

Boxに新しい書類が格納されるたびに、その内容を確認し、特許侵害の可能性をチェックする業務は重要ですが、時間と手間がかかるのではないでしょうか。
特に多くの書類を扱う場合、見落としのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、BoxへのファイルアップロードをトリガーにOCRで文字情報を読み取り、AIが特許侵害の可能性を分析して結果をSlackへ自動で通知するため、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに格納される書類の特許関連情報を手作業で確認している知財担当者の方
• 書類からの情報抽出やAIによる分析、Slackへの通知を手作業で行っている方
• 特許情報の確認業務を自動化し、見落としリスクを減らしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへの書類格納から特許侵害の一次確認、Slack通知までが自動化されるため、手作業の時間を短縮することができます。
• OCRとAIによる自動処理により、書類の見落としや確認内容のヒューマンエラー軽減に繋がり、業務品質の向上を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。ここで監視対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. さらに、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストを基に特許侵害の可能性について分析させます。
6. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIによる分析結果を指定したチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、ファイル内のどの部分から、どのような情報を抽出するかを細かく設定することが可能です。
• AI機能の「テキストを生成する」では、特許侵害の確認を行う際のプロンプト（指示文）を任意の内容に設定し、分析の精度や観点を調整できます。
• Slackの「チャンネルにメッセージを送る」では、通知先のチャンネルを自由に選択できる他、メッセージ本文に固定の文言を入れたり、前段のオペレーションで取得したファイル名やAIの分析結果などを動的な値として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。