Googleフォームで回答が送信されたら、AIで1on1用のシートを作成してNotionに追加する
Googleフォームで回答が送信されたら、AIで1on1用のシートを作成してNotionに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleフォーム
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームで収集した回答をもとに、メンバーとの1on1に向けた準備を手作業で行うのは、時間がかかり、内容の個別最適化も難しいと感じることはないでしょうか。特に、各メンバーに合わせたアジェンダ作成や論点の整理は、大きな負担となることがあります。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、AIが個別の状況に合わせた1on1用シートを自動で生成し、Notionへ追加するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとNotionを利用し、1on1の準備を効率化したいと考えているマネージャーの方
- AIを活用して、メンバー一人ひとりに最適化された1on1を実施したいと考えている人事担当者の方
- 1on1準備の定型業務を自動化し、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、AIによるシート作成とNotionへの追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報整理やシート作成時の抜け漏れ、AIへの指示のブレといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、準備の質を安定させることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定することで、新しい回答を検知してフローが起動します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、Googleフォームの回答内容に基づいた1on1用シートの内容（アジェンダ、質問項目など）を生成します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションで、AIが生成したテキストをNotionの指定データベースに新しいページとして追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、1on1の事前アンケートなど、自動化の起点としたい任意のフォームを指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、1on1用シートに含めたい内容（例えば、前回の振り返り項目、今回の主要議題、確認事項など）を生成するためのプロンプトを、ユーザーの運用に合わせて自由にカスタマイズでき、Googleフォームから取得した回答内容を変数として組み込むこともできます。
- Notionへのレコード追加オペレーションでは、どのデータベースに追加するかはもちろん、データベース内の各プロパティ（項目）に対して、AIが生成したテキストやGoogleフォームの回答内容、あるいは固定のテキストといった情報を、どのように割り当てるかを柔軟に設定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
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