Googleフォームで回答が送信されたら、AIで1on1用のシートを作成してNotionに追加する

■概要

Googleフォームで収集した回答をもとに、メンバーとの1on1に向けた準備を手作業で行うのは、時間がかかり、内容の個別最適化も難しいと感じることはないでしょうか。特に、各メンバーに合わせたアジェンダ作成や論点の整理は、大きな負担となることがあります。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、AIが個別の状況に合わせた1on1用シートを自動で生成し、Notionへ追加するため、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとNotionを利用し、1on1の準備を効率化したいと考えているマネージャーの方
• AIを活用して、メンバー一人ひとりに最適化された1on1を実施したいと考えている人事担当者の方
• 1on1準備の定型業務を自動化し、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答後、AIによるシート作成とNotionへの追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報整理やシート作成時の抜け漏れ、AIへの指示のブレといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、準備の質を安定させることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定することで、新しい回答を検知してフローが起動します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、Googleフォームの回答内容に基づいた1on1用シートの内容（アジェンダ、質問項目など）を生成します。
4. 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションで、AIが生成したテキストをNotionの指定データベースに新しいページとして追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、1on1の事前アンケートなど、自動化の起点としたい任意のフォームを指定することが可能です。
• AI機能のオペレーションでは、1on1用シートに含めたい内容（例えば、前回の振り返り項目、今回の主要議題、確認事項など）を生成するためのプロンプトを、ユーザーの運用に合わせて自由にカスタマイズでき、Googleフォームから取得した回答内容を変数として組み込むこともできます。
• Notionへのレコード追加オペレーションでは、どのデータベースに追加するかはもちろん、データベース内の各プロパティ（項目）に対して、AIが生成したテキストやGoogleフォームの回答内容、あるいは固定のテキストといった情報を、どのように割り当てるかを柔軟に設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133