■概要
Googleフォームで収集した配送データから、手作業で配送予定を作成、さらにNotionへ転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、これらの手作業は入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのデータ送信をきっかけに、OCRによるデータ読み取り、AIによる配送予定の出力、そしてNotionへの自動追加までを一貫して自動化し、これらの課題を解決に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとNotionで配送データを管理し、手作業での転記や処理に時間を要している方
- OCRやAIを活用した業務効率化に関心があるものの、具体的な連携方法がわからない担当者
- 配送業務のデータ入力ミスを減らし、より正確な情報管理を目指している物流やEC担当者
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの入力後、OCR処理、AIによる配送予定出力、Notionへの追加が自動化されるため、手作業によるデータ入力や転記にかかる時間を削減することができます。
- 手作業でのデータ読み取りや転記に伴う入力ミスや情報抜け漏れといったヒューマンエラーのリスクを低減し、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle Drive、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームの回答に含まれるファイル（例: 添付された配送伝票の画像など）をYoom内にダウンロードします。
- 次に、オペレーションで、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報やフォームの回答内容を基に、配送予定に関するテキストを生成します。
- 最後に、オペレーションで、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定したデータベースにAIが生成した配送予定やフォームの回答情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- OCR機能では、読み取り対象のファイル（画像やPDF）から抽出したい項目（例：住所、氏名、品名など）を任意で設定することが可能です。
- AI機能では、テキストを生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズできます。OCRで抽出した情報やGoogleフォームの回答を変数として組み込み、配送予定日時の算出ロジックや通知文面などを具体的に指示することが可能です。また、生成するテキストの言語も指定できます。
- Notionへレコードを追加するオペレーションでは、対象のデータベースや、各プロパティ（項目）に対して、前段階で取得したどの情報（Googleフォームの回答、OCR抽出結果、AI生成テキストなど）を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
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