楽楽販売で特定条件に合うレコードが追加されたら、クラウドサインで書類を送付する

■概要

楽楽販売で特定の条件に合致するレコードが追加されるたびに、手作業でクラウドサインの書類作成や送付を行っていませんか。この繰り返し作業は時間もかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすいため、業務効率の低下を招くことがあります。このワークフローを活用すれば、楽楽販売へのレコード追加をトリガーに、クラウドサインでの書類送付までを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 楽楽販売とクラウドサインを利用した契約業務に手間を感じている営業担当者や法務担当の方
• 手作業による書類作成・送付業務での入力ミスや遅延を減らしたいと考えている方
• 定型的な契約関連業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 楽楽販売のレコード情報を基に、クラウドサインでの書類発行・送付が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• システム間で情報が連携されることで、転記ミスや書類の送付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、楽楽販売、クラウドサイン、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで楽楽販売を選択し、「自動処理設定でhttp送信を実行したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで楽楽販売の「レコードを取得」アクションを設定し、必要な情報を取得します。
4. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて処理を分岐させます。
5. Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報から書類を作成します。
6. 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類の作成」アクションを設定し、書類のタイトルなどを指定します。
7. クラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションを設定し、Googleドキュメントで作成した書類を添付します。
8. クラウドサインの「宛先の追加」アクションを設定し、送付先の情報を登録します。
9. クラウドサインの「宛先の名前」アクションを設定し、宛名情報を指定します。
10. 最後に、オペレーションでクラウドサインの「書類の送信・リマインド」アクションを設定し、書類の送信処理を実行します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 楽楽販売でレコードを取得する際に、お使いの環境に合わせてドメインやアカウント名などを正しく指定してください。
• 分岐機能で設定する条件は、ユーザーの業務要件に合わせて任意で指定してください。
• Googleドキュメントで書類を発行する際には、使用するドキュメントのファイルIDや、レコード情報などを反映させるための置換条件を適切に設定してください。
• クラウドサインで書類を作成する際には、書類のタイトルなどを業務内容に合わせて指定してください。
• クラウドサインで書類にファイルを添付する際には、正しい書類IDとファイルの添付方法を指定してください。
• クラウドサインで宛先を設定する際には、送付先の氏名やメールアドレスを正確に指定してください。

■注意事項

• 楽楽販売、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
• 楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。