■概要
Googleフォームで収集したBI関連のデータ、例えば画像やPDF内の数値を手作業で転記し、傾向分析後にNotionへ入力する作業は手間がかかるのではないでしょうか？特に、複数ステップにわたる処理は時間がかかり、入力ミスも発生しやすいため大きな負担になることがあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、添付されたファイルのOCR処理、AIによる売上傾向分析、そしてNotionへの自動追加までを一気通貫で行い、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたBIデータを手作業で分析、Notionに記録している方
- 画像やPDF内のデータをOCRで読み取り、AIで分析する業務を効率化したい担当者の方
- Notionを活用したデータ集約と分析業務の自動化に関心があるビジネスパーソンの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへのデータ送信からNotionへの分析結果追加までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の処理時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記ミスや、AI分析結果の入力漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Notion、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストデータをもとに売上傾向を分析します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによる分析結果を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、ファイル内のどの部分から、どのような文字列を読み取るのかを任意で設定できます。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、売上傾向の分析方法やレポート形式など、詳細なプロンプトをユーザー自身で設定できるため、目的に応じた分析内容にカスタマイズしやすくなっています。
- Notionの「レコードを追加する」アクションでは、どのデータベースに追加するかはもちろん、固定の値を入力したり、前段のオペレーションで取得したデータをどのプロパティに動的な値として埋め込むかなどを柔軟にカスタムすることが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
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