SmartHRに特定部署の従業員が登録されたら、HRMOSにも登録する

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■概要

新しい従業員の入社は組織にとって喜ばしいことですが、人事関連の手続きは煩雑になりがちではないでしょうか?
特に複数のSaaSを利用している場合、それぞれのシステムに同じ情報を繰り返し入力する作業は、時間も労力も要するものです。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに特定部署の従業員が登録された際に、その情報を自動でHRMOSにも登録できるため、こうした二重入力の手間や入力ミスのリスクを軽減し、スムーズな情報連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • SmartHRとHRMOS間で従業員情報を手作業で同期している人事担当者の方
  • 特定部署の新入社員情報を迅速かつ正確にHRMOSへ反映させたい方
  • 従業員情報管理における二重入力の手間を削減し、ミスを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • SmartHRへの従業員登録後、特定条件に基づきHRMOSへ情報が自動連携されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力時間を短縮できます。
  • 手作業によるSmartHRからHRMOSへの情報転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、SmartHRおよびHRMOSをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら(Webhook)」アクションを設定します。これにより、SmartHRに新しい従業員情報が登録されるとフローが起動します。
  3. 続いて、オペレーションで「分岐機能」の「コマンドオペレーション」を設定し、自動登録の対象とする従業員の条件(例:特定の部署に所属しているかなど)を定義します。
  4. 最後に、オペレーションでHRMOSを選択し、「社員を登録」アクションを設定します。ここで、SmartHRから取得した情報や分岐条件に基づいて、該当する従業員情報をHRMOSに登録します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • SmartHRのトリガー設定「従業員が登録されたら(Webhook)」では、ご利用のSmartHR環境に合わせて正しいサブドメインを設定してください。
  • 「分岐機能」のオペレーションでは、自動でHRMOSに登録したい従業員を絞り込むための条件(例:部署名が「営業部」である、など)を任意で設定してください。
  • HRMOSの「社員を登録」オペレーションでは、SmartHRから取得したどの情報をHRMOSのどの項目(氏名、入社日、メールアドレスなど)に連携するかを任意で設定してください。

■注意事項

  • SmartHR、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
  • HRMOSのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/5841953

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