フォームで健康診断書が送信されたら、AIで分析してNotionに追加する

■概要

従業員の健康診断書の収集や管理は、総務や人事担当者にとって重要な業務ですが、紙やPDFで提出された書類の内容を確認し、手作業でシステムに入力するのは手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームで送信された健康診断書をAIが自動で分析し、その結果をNotionへスムーズに追加するため、一連の業務を効率化し、入力ミスなどの課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 健康診断書の管理業務で、手作業によるデータ入力や転記に課題を感じている方
• AIを活用して健康診断書の内容分析を自動化し、業務効率を向上させたいと考えている方
• Notionで健康診断情報を一元管理しており、入力作業の自動化に関心のある方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームから送信された健康診断書をAIが自動で分析しNotionへ追加するため、これまで手作業で行っていた一連の処理時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの読み取りミスやNotionへの転記ミスを防ぎ、健康診断情報の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionをYoomと連携します。
2. フォームトリガー機能の「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。このフォームには健康診断書ファイルをアップロードする項目を含めます。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、フォームから送信された健康診断書ファイル（画像やPDF）から必要な情報を読み取ります。
4. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、OCR機能で抽出したテキストデータを元に、分析結果や要約を生成します。
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成した分析結果と健康診断書の情報をNotionのデータベースへ追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取る健康診断書ファイルの形式や、抽出したい項目（氏名、受診日、検査項目、所見など）を任意で設定できます。
• AI機能でテキストを生成する際、OCR機能で抽出した特定のデータ（例：氏名、要注意な検査結果など）を変数として指示に含めることができます。
• Notionにレコードを追加する際、どのデータベースのどの項目に、OCRで抽出した情報やAIが生成したテキストをマッピングするかを自由に設定できます。

■注意事項

• NotionとYoomを連携してください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924