Smartsheetにナレッジが登録されたら、AIで要約してAirtableに登録する

■概要

Smartsheetに日々蓄積されるナレッジ情報を手作業で確認し、要約した上でAirtableへ転記する作業は、時間と手間がかかるものです。また、このような手作業はヒューマンエラーを誘発する可能性も少なくありません。 このワークフローを活用すれば、Smartsheetに新しいナレッジが登録されると、AI機能が自動でその内容を要約し、整形された情報をAirtableへ登録するため、情報共有の効率化と正確性の向上に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Smartsheetでナレッジを管理し、その内容をAirtableで共有している方
• ナレッジの要約作業にAIを活用し、業務効率を向上させたいと考えている方
• 複数のSaaS間の手作業による情報連携に課題を感じている業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Smartsheetへのナレッジ登録からAIによる要約、Airtableへの登録までの一連の作業を自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による情報の見落としや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ナレッジ共有の正確性と迅速性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartsheetとAirtableをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定し、新しいナレッジが登録されたことを検知します。
3. その後、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、Smartsheetから取得したナレッジ内容を基に要約文を生成します。
4. 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、「レコードを作成」アクションを設定し、AIによって要約されたテキストをAirtableの指定したベースおよびテーブルに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能でテキストを生成するオペレーションにおいて、要約の粒度や形式、出力言語などを調整するため、プロンプトの内容を任意で指定してください。
• Airtableにレコードを作成するオペレーションにおいて、Smartsheetから取得した情報やAIが生成した要約を、Airtableのどのフィールドに登録するか、フィールド情報（フィールド名と対応する値）を任意で指定してください。

■注意事項

• Smartsheet、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。