Gmailで年末調整書類を受信したら、OCRとAIの自動チェックを行いAirtableに登録する

■概要

年末調整の時期、担当者はGmailで受信する大量の書類の確認やデータ入力に追われ、手間と時間を要していませんか。手作業によるチェックでは、見落としや入力ミスといったヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで年末調整書類を受信した後の、OCR機能による文字抽出、AI機能による自動チェック、そしてAirtableへの情報登録までの一連のプロセスを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで年末調整書類を受け取り、その後の処理に多くの時間を費やしている人事労務担当者
• Airtableを用いて従業員情報や提出書類を管理し、手入力によるミスや手間を削減したい方
• OCR機能やAI機能を活用して、書類の確認作業を効率化し、業務の精度向上を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの書類受信からAirtableへの登録までを自動化することで、年末調整業務にかかる時間を削減し、他の重要業務に集中できます。
• OCR機能とAI機能による自動チェックを導入することで、手作業による確認漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの発生リスクを低減させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとAirtableをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションで、年末調整書類が添付されたメールの受信を検知するように設定します。
3. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、受信したメールの添付ファイルから必要な情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクション（プロンプトを工夫することでチェック処理として利用）で、抽出された情報に誤りや不足がないかなどを自動で確認します。
5. 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、「レコードを作成」アクションで、OCR機能で抽出しAI機能でチェックした情報を指定のテーブルに自動で登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取り対象とするPDFや画像ファイル内の抽出項目（例：氏名、社員番号、扶養家族情報など）を、実際の書類フォーマットに合わせて任意でカスタムできます。
• AI機能では、書類の記載内容をチェックするための基準や確認項目（例：必須項目の記入漏れチェック、整合性チェックなど）を、ユーザーの運用ルールに応じて具体的に設定することが可能です。
• Airtableへの登録設定では、情報を格納するベースやテーブルを任意で選択でき、OCR機能やAI機能で取得・生成した各データを、Airtableのどのフィールドに対応させて登録するかを柔軟に設定できます。

■注意事項

• Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。