Gmailで管理職の評価シートを受信したら、OCR後にAIで分析しフィードバックレポートをAirtableに登録する

■概要

管理職の評価シートは、内容の確認からフィードバック作成、そしてその記録まで、多くの手間と時間を要する業務ではないでしょうか？
特に、紙やPDFで受け取ったシートの内容を転記し、分析してレポートを作成、さらにデータベースに登録する作業は、非効率でヒューマンエラーも起こりやすいものです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで評価シートを受信後、OCR機能でテキスト化しテキスト生成機能（AI）が分析、その結果をフィードバックレポートとしてAirtableに自動登録するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する評価シートの処理とフィードバック作成に時間を要している管理職の方
• 評価シートのOCR処理、AI分析、Airtableへの登録を手作業で行っている人事担当者の方
• 人事評価プロセスの効率化とデータの一元管理を目指すマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの評価シート受信からAirtableへの登録までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータ入力ミスや分析の抜け漏れを防ぎ、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとAirtableをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、評価シートが添付されたメールを特定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、添付された評価シートからテキスト情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストデータをもとにAIが分析し、フィードバックレポートを生成します。
5. 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、「レコードを作成」アクションを設定し、生成されたフィードバックレポートを指定のベースとテーブルに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定である「特定のラベルのメールを受信したら」では、実際に評価シートが添付されたメールに付与されるラベルを任意で選択してください。
• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、評価シートの文字数に応じて適切なアクション（例：4,000文字、8,000文字など）を選択し、評価シートから抽出したい項目、使用するAIモデル、読み取る言語を任意で設定してください。
• テキスト生成機能の「テキストを生成する」アクションでは、生成するフィードバックレポートの文字数に応じて適切なアクションを選択し、フィードバックに関するプロンプト、出力したい言語を任意で設定してください。
• Airtableの「レコードを作成」アクションでは、登録先となるベースID、テーブルID、そしてフィードバックレポートの各項目をAirtableのどのフィールドに登録するかといったフィールド情報を任意で設定してください。

■注意事項

• Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。