SmartHRで従業員情報が更新されたら、Discordに通知する

■概要

SmartHRで従業員情報が更新されるたび、関連部署へ手作業で連絡するのは手間がかかる他、情報伝達の遅れや漏れも悩みの種です。
このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員情報の更新を起点にDiscordへ通知を行うため、情報伝達プロセスの効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRの従業員情報更新を、迅速かつ確実にチームへ共有したい方
• SmartHRとDiscordを日常業務で利用しているが、手作業での情報連携が非効率だと感じている方
• 従業員情報の変更をリアルタイムで把握し、関連業務への対応の遅れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRでの従業員情報更新後、手動でDiscordに通知する手間がなくなるため、その分の時間を他の業務に充てることができそうです。
• 自動通知により、連絡漏れや誤った情報伝達といったヒューマンエラーが減り、確実な情報共有を後押しします。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHRとDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員情報が更新されたら（Webhook）」というアクションを設定し、SmartHR側でWebhook URLを設定することで、情報更新時にYoomがデータを受け取れるようにします。
3. 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、SmartHRから受け取った情報（例：従業員名、更新された項目など）をメッセージ本文に含めて、指定のチャンネルやユーザーに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Discordの「メッセージを送信」オペレーションでは、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージの宛先を任意で設定することが可能です。
• 通知するメッセージ本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、SmartHRのトリガーから取得した従業員名や部署、更新された項目などの情報を変数として埋め込むことで、具体的で分かりやすい通知内容にカスタムできます。

■注意事項

• SmartHR、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。