■概要
Google Driveにアップロードされる請求書や契約書などのファイル管理、手作業でのOCR処理やファイル名変更に手間を感じていませんか。また、ファイル名の付け間違いや命名規則の不徹底といった課題もあるかもしれません。 このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをトリガーに、OCR処理からファイル名の自動変更までを一気通貫で自動化し、これらの課題を効率的に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで大量のファイルを管理し、手作業での整理に限界を感じている方
- OCR処理とファイル名変更の定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
- ファイル名の命名規則を統一し、検索性を向上させたいと考えている情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロード後のOCR処理とファイル名変更が自動化されるため、手作業による時間と手間を減らすことができます。
- 手作業によるファイル名の誤入力や変更漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
- 3.次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に一時的にダウンロードします。
- 4.続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 5.最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル名を変更する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報（例えば、書類番号や取引先名など）を含めてファイル名を自動で変更します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveトリガーで設定する「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションにおいて、フローボットがフォルダを監視する間隔（ポーリング頻度）を、業務の特性やリアルタイム性の要求度合いに応じて任意で設定してください。
- OCR機能で読み取った情報の中から、どの情報をファイル名に使用するか、またファイル名の命名規則（例：【取引先名】YYYYMMDD_書類種別.pdfなど）を自由に設定できます。
- ファイル名を変更するGoogle Driveのアクションで、変更対象のファイルや変更後のファイル名を、OCRで取得したデータや固定の文字列と組み合わせて柔軟に指定してください。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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