Gmailから特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Garoonに予定を作成する

■概要

Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際、手動でGaroonに予定を登録する作業に手間を感じていませんか？また、重要な予定の登録漏れや入力ミスは業務に支障をきたす可能性があります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信した際にGaroonへ自動で予定を作成できるため、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailの特定メールを基に、Garoonへ手動で予定登録している方
• メールの見落としによるGaroonへの予定登録漏れを防ぎたいと考えている方
• 定型的な予定登録作業を自動化し、他の業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの特定メール受信からGaroonへの予定作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 人の手による作業が介在しないため、予定の登録漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGaroonをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. その後、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文などから予定作成に必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでGaroonの「【スケジュール】予定を登録」アクションを設定し、抽出した情報をもとにGaroonに予定を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、どのキーワードが含まれているメールを受信した際にフローを起動させるか、柔軟に指定することができます。
• AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、メール本文のどの部分から、どのような情報を抽出するかを、キーワードを指定することで任意に設定できます。
• Garoonへの予定登録オペレーションでは、登録する予定の件名、日時、参加者といった各項目に対して、固定の値を設定したり、前段のトリガーやオペレーションで取得した情報を変数として動的に埋め込んだりするなど、詳細なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Gmail、GaroonとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。