Googleフォームで経費精算申請が送信されたら、OCR後にAIで内容を自動チェックしNotionに追加する

■概要

Googleフォームで受信した経費精算申請の内容を手作業で確認してNotionへ転記する作業は、時間がかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの申請後、OCRによるデータ抽出やAIによる内容チェック、そしてNotionへの自動追加までをシームレスに行えます。
手動作業を最小限にし、転記ミスなどの課題を解消に導けるため、日常業務の効率化が図れます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで経費精算を受け付け、手作業での確認や転記に手間を感じている経理担当者の方
• Notionで情報管理を行っており、OCRやAIを活用した業務効率化に関心があるチームリーダーの方
• 経費精算プロセスのミスを減らし、迅速かつ正確な処理を実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 申請内容の転記や確認作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるデータの入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、経費精算業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、NotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、フォームに添付された経費精算のファイルをダウンロードするよう設定します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで抽出したテキストデータの内容を事前に設定した指示に基づき自動チェックします。
6. 最後に、オペレーションでNotionを選択し、OCRで抽出しAIでチェックしたデータを指定のデータベースへ追加するよう設定します。
   ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
   

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、Googleフォームのトリガーから取得した添付ファイルの情報を変数として設定してください。
• OCR機能のオペレーションでは、読み取りたいファイルのどの部分から情報を抽出するか、抽出項目を任意で設定することが可能です。
• AI機能のテキスト生成オペレーションでは、どのような基準で内容をチェックするか、具体的な指示文（プロンプト）を任意で設定してください。
• Notionにレコードを追加するオペレーションでは、どのデータベースに、また、どの項目へ前段のオペレーションで取得した値を記録するか、任意で設定が可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133