■概要
Gmailで受信する販売管理データ、例えば画像やPDF形式の添付ファイルを毎回手作業で確認し、内容を転記、さらに分析して戦略を考えるのは手間がかかるうえ、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用することで、Gmailで受信した販売管理ファイルをOCR処理し、AIが分析して販売戦略の改善案を生成、その結果をAirtableに登録する一連の流れが自動化され、これらの課題解決に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで販売管理データを受信し、手作業でのデータ入力や分析に課題を感じている方
- OCRやAIを活用して販売戦略立案の効率化、高度化を目指しているマーケティング担当者の方
- Airtableで販売データを一元管理し、より戦略的なデータ活用をしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのデータ受信からAirtableへの登録まで自動化されるため、手作業によるデータ入力や転記にかかる時間の短縮につながります。
- 販売データのOCR処理やAI分析、Airtableへの登録が自動で行われるため、手作業による入力ミスや分析漏れといったヒューマンエラーの軽減に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAirtableをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化を開始する条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、受信したメールの添付ファイルから販売管理データを抽出するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、OCRで抽出したデータを基に販売戦略の改善案を生成させます。
- 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、「レコードを作成」アクションでAIが生成した改善案を指定のデータベースに登録するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で指定することが可能です。
- OCR機能の設定では、添付ファイル内のどの部分のテキストを抽出するか、抽出項目を柔軟に設定することが可能です。
- AI機能の設定では、販売戦略の改善案を生成するための指示（プロンプト）を自由にカスタマイズすることができ、OCRで抽出した情報などを組み込むことも可能です。また、生成するテキストの言語も指定できます。
- Airtableのオペレーション設定では、登録先のベースやテーブルを指定でき、各フィールドにどの情報を保存するかを、OCRやAIで得られたデータと紐付けて自由に設定することが可能です。固定値を設定することもできます。
■注意事項
- Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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