Googleフォームで内部監査報告書が送信されたら、OCR後にAIで要約しNotionに追加する

■概要

内部監査の報告書作成やその後の管理は、内容の確認や要点の抽出に時間がかかり、手作業では非効率だと感じていませんか。このワークフローを活用することで、Googleフォームで送信された内部監査の報告書を、OCRでテキストデータに変換し、さらにAIが内容を要約してNotionへ自動で追加します。これにより、監査記録の管理が効率化され、担当者はより重要な分析業務に集中することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• 内部監査の報告書作成や管理業務に手間を感じている監査部門のご担当者
• AIを内部監査プロセスに導入し、業務の効率化とガバナンス強化を目指している方
• GoogleフォームやNotionを用いて、監査記録の一元管理と可視化を進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• 報告書の確認から要約作成、Notionへの転記までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 監査記録がNotionに自動で集約されることで情報が一元管理され、過去の監査内容の検索や分析がスムーズに行えるようになります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、Googleフォーム、NotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された報告書ファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで報告書の内容をテキストデータに変換します。
5. さらに、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を要約させます。
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが要約したテキストなどを任意のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、監査報告書の提出に利用するフォームのIDを任意で設定してください。
• Notionにレコードを追加するアクションを設定する際に、監査記録を蓄積したいデータベースのIDを任意で設定してください。

■注意事項

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• ‍‍Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。