フォームから送信されたPDFを1つのファイルに結合し、Microsoft Teamsで共有する

■概要

日々発生する複数のPDFファイルを手作業で結合し、一つのファイルにまとめる作業に手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームから送信されたPDFを自動で1つのファイルに結合し、関係者への送付・通知までの一連の流れを自動化できます。面倒なファイル操作から解放され、コア業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取った複数のPDFを手作業で管理している総務や営業事務の方
• 定期的にPDFを1つのファイルに結合する作業があり、効率化を考えている方
• Microsoft Teamsを活用し、ファイル共有の自動化を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点にPDFの結合から共有までを自動化し、これまで手作業で行っていたファイル操作の時間を短縮します。
• 手作業でのファイル結合やアップロード時に起こりうる、ファイルの取り違えや共有漏れといったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、PDFファイルを受け取ります。
3. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合する」アクションを設定し、受け取った複数のPDFを一つのファイルにまとめます。
4. 続いて、OneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
5. 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Microsoft Teamsでのファイル共有に必要な情報を抽出します。
6. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャネルにアップロードしたファイルの送付や抽出した情報の通知を行います。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、質問項目やファイルの添付欄、回答形式などを自由に設計することが可能です。
• PDFファイルを結合するオペレーションでは、結合対象とするファイルや、結合後のファイル名を任意で設定できます。
• OneDriveへのファイルアップロードでは、保存先のフォルダを任意で指定することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知では、ファイルを送信するチャネルを自由に設定でき、本文には固定のテキストだけでなく、前段のフローで取得した情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• One Drive、Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。