メールで受信したPDFファイルをRPAでXLS形式に変換し、Slackに送信する

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■概要

取引先からメールで送られてくるPDF形式の注文書や報告書を、都度Excelに手作業で転記する業務に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、RPAがPDFの内容をXLS形式に変換（convert pdf to xls）する一連のプロセスを自動化します。定型的なファイル変換とデータ入力作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方c

メールで受信するPDFからExcelへのデータ転記を頻繁に行っている経理や営業事務の方
手作業によるファイルの変換（convert pdf to xls）で発生する入力ミスをなくしたい方
定型的なファイル変換作業を自動化し、より付加価値の高いコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

メールでPDFファイルを受信するたびに自動でXLS形式へ変換・通知されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
RPAが設定通りに処理を実行するので、手作業による変換ミスやコピー＆ペーストの際に起こりがちなヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

はじめに、SlackをYoomと連携します。
次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。PDFファイルが添付されていることなどを条件に指定します。
次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、PDFをXLSに変換するWebツールなどを操作する手順を記録します。
最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、変換されたXLSファイルを指定のチャンネルに送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

RPA機能の「ブラウザを操作する」では、PDFからXLSへの変換に使用するWebサイトのURLを任意で設定できます。また、クリックや文字入力といった操作内容も、ご利用の環境に合わせて自由にカスタムしてください。
Slackでファイルを送付するアクションでは、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージを自由に選択できます。またメッセージ本文には、受信したメールの件名や本文の内容などを変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

SlackとYoomを連携してください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691