Google DriveにPDFファイルが格納されたら、RPAで圧縮し格納する

■概要

PDFファイルの容量が大きく、ストレージを圧迫したり、メールでの送付に手間取ったりしていませんか？都度、手作業で圧縮ツールにかけるのは非効率であり、手間がかかる業務の一つです。このワークフローは、そうしたPDFからPDFへの変換作業に関する課題を解決します。Google Driveの指定フォルダにPDFファイルが格納されると、RPAが自動でファイルを圧縮し、再度格納することで、ファイル管理業務を効率化し、手作業による手間をなくします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Drive上で大量のPDFファイルを管理し、容量削減に課題を感じている方
• PDFからPDFへの変換など、ファイル圧縮作業を手作業で行い非効率を感じている方
• ファイル管理業務の自動化を進め、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google DriveへのPDF格納をトリガーにファイル圧縮が自動実行されるため、これまで手作業で行っていたPDFからPDFへの変換作業の時間を短縮します。
• 手動での圧縮作業やファイル管理で発生しがちな、圧縮漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の安定化に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルがPDFの場合のみ後続のアクションが実行されるよう条件を指定します。
4. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルをダウンロードします。
5. 次に、RPA機能を設定し、任意のPDF圧縮サイトなどをブラウザで操作して、ダウンロードしたファイルを圧縮します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、圧縮されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意のフォルダIDで指定してください。
• 分岐機能では、ファイル名に特定の文字列が含まれる場合や、拡張子が「.pdf」の場合など、後続の処理に進むための条件を自由に設定可能です。
• RPA機能では、操作対象としたいPDF圧縮サービスのURLや、アップロードやダウンロードボタンの指定など、ブラウザ上での操作内容を柔軟にカスタマイズできます。
• Google Driveへのファイルアップロード設定では、圧縮後のファイルの保存先フォルダやファイル名を、固定値または前段のオペレーションで取得した情報を用いて指定可能です。

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。