Google Driveにドキュメントが格納されたら、RPAで任意の形式に変更し格納する

‍■概要

Google Driveに格納された特定のファイルを、Web上のツールなどを使って手動で形式変換する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、Google Driveの指定フォルダにファイルが追加されると、RPAが自動でファイル形式の変換を行い、再度Google Driveに格納します。面倒なファイル変換作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Drive上で、手作業によるファイルの形式変換に手間を感じている方
• RPAを活用し、Web上のファイルコンバーターなどを使った定型業務を自動化したいと考えている方
• ファイル形式の変換ミスや、変換後のファイルの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルが追加されるだけで自動的に変換処理が実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による変換忘れやファイル名の付け間違いといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、業務品質の安定化を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイル形式の場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、任意のファイル変換サイトでの操作を記録させます。
6. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を設定し、ファイル名を整えます。
7. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換後のファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、処理の起点としたいフォルダのIDを任意で指定してください。
• 分岐機能では、ファイル名や拡張子といった前段で取得した情報を基に、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズ可能です。
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、ダウンロードするファイルのIDを固定値、または前段のトリガーで取得した情報を変数として設定できます。
• RPA機能では、操作したいWebページのURLや、クリック、テキスト入力といった操作内容を自由にカスタマイズできます。
• 正規表現によるデータの置換では、置換対象のテキストや置換後の文字列を、固定値または変数を用いて自由に設定可能です。
• Google Driveのファイルアップロード設定では、アップロード先のフォルダやファイル名を、固定値または変数を用いて任意に設定できます。

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。