Microsoft TeamsでPPTファイルが送信されたら、RPAでWordに変換しメールで送信する

■概要

プレゼンテーションで作成したPPTファイルを、後から議事録や資料としてWord形式に変換する作業に手間を感じていませんか。Microsoft Teamsで共有されるたびに手動で変換するのは時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。

このワークフローを活用すれば、ppt to wordの変換作業をRPAを使用し自動化できます。Microsoft Teamsへのファイル投稿をトリガーに、自動でファイル形式を変換しメールで送信まで行うため、手作業の手間をなくし、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで共有されたPPTファイルの変換作業に手間を感じている方
• 日常的に発生するppt to wordのようなファイル変換を自動化したい方
• チーム内のドキュメント作成や管理のフローを効率化し、生産性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• ppt to wordの手動変換が不要になり、これまでファイル変換と共有に費やしていた時間を他のコア業務に充てることが可能です
• 手作業によるファイルの変換忘れや誤った相手への送信といった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとYoomと連携します
2. トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、PPTファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します
4. Microsoft Teamの「フォルダ情報を取得する」でドライブIDを取得し、「ファイルをダウンロード」アクションで、Teamsに投稿されたPPTファイルをダウンロードします
5. RPAのオペレーションで、ダウンロードしたファイルをWord形式へ変換します
6. 最後に、メール機能で変換済みのWordファイルを添付し、指定の宛先へメールを送信するよう設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、ファイルが送信された場合のみ処理を実行するなど、任意の条件を設定することが可能です
• メール送信のオペレーションでは、送信先アドレスを任意で設定できるほか、本文や件名に固定のテキストを入力したり、トリガー情報などの後続処理で取得した値を変数として活用したりすることも可能です

■注意事項

• Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。