Google DriveでCSVファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換して別フォルダに格納する

■概要

CSVファイルの内容を都度PDF形式に変換して保存する作業は、単純でありながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローは、Google DriveにCSVファイルが追加されると自動でPDFに変換し、指定のフォルダへ格納する一連の処理を自動化します。手作業で行っていた定型的なファイル変換作業を効率化し、より付加価値の高い業務へ集中できる環境の構築を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的に発生するCSVからPDFへのファイル変換作業に手間を感じている方
• 手作業による変換で発生しがちな、保存ミスや対応漏れを防ぎたい方
• Google Driveを活用して、ファイル管理に関する業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納を起点に、csvからpdfへの変換と保存が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 自動で処理が実行されることで、ファイル名の付け間違いや指定フォルダへの保存漏れといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定し、CSVファイルが格納されるフォルダを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、ファイルがCSVである場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
5. 必要に応じて、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を使用し、ファイル名を変更するなどデータを整形します。
6. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、CSVファイルをPDFに変換する一連の操作を記録します。
7. 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定とオペレーション設定で、CSVファイルのアップロード元となるフォルダと、変換後のPDFを格納するフォルダをそれぞれ任意に指定してください。
• 分岐機能では、ファイル名に特定の文字列が含まれている場合にのみPDFへ変換するなど、前段のアクションで取得した情報をもとに条件を自由に設定できます。
• RPA機能では、ユーザーが利用するオンラインのPDF変換サービスやPCの印刷機能など、実際の環境に合わせてブラウザ操作の内容を柔軟に設定することが可能です。

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691