Google DriveにCSVファイルが格納されたら、RPAでXLSに変換する

■概要

日常業務でCSVファイルを扱う中で、XLS形式への変換を手作業で行っていませんか。この単純作業は時間を要するだけでなく、変換漏れやファイル管理の煩雑さを引き起こす原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにCSVファイルが追加されるだけで、RPA機能が自動でXLS形式に変換し、指定の場所に保存します。これにより、ファイル変換に関わる手間を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的に発生するCSVからXLSへの変換作業に手間を感じている方
• Google Drive上でファイル管理をしており、手作業によるファイル変換ミスをなくしたいと考えている方
• ファイル形式の変換作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納を起点にCSVからXLSへの変換が自動実行されるため、これまで手作業で行っていた変換作業の時間を短縮します。
• 手作業によるファイルの変換忘れや、誤ったファイルを処理するといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したファイルがCSVである場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 続いて、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したCSVファイルをダウンロードします。
5. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、ダウンロードしたCSVファイルをXLS形式に変換する処理を設定します。
6. 必要に応じて、データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」アクションで、RPAの処理結果から特定の情報を抽出します。
7. 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、変換されたXLSファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、フローボットを起動させたい対象のフォルダをIDで指定してください。
• 分岐機能では、ファイル名に「.csv」が含まれているかなど、後続のオペレーションを実行する条件を自由に設定できます。
• ファイルをダウンロードする際のGoogle Driveの設定では、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定します。
• RPA機能では、実際に操作するWebページのURLや、ファイルを選択するボタンの指定など、変換処理に応じたブラウザ操作を自由に設計できます。
• データ抽出機能の正規表現では、RPAの処理結果からファイル名や特定のテキストなど、抽出したいデータに合わせてパターンをカスタマイズしてください。
• ファイルをアップロードする際のGoogle Driveの設定では、保存先のフォルダIDや、変換後のファイル名を固定値や変数を用いて任意に設定可能です。

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。