Notionのページが指定のステータスに更新されたら、Canvaのフォルダでアイテムを取得しダウンロードリンクを追加する

‍■概要

NotionとCanvaを連携させてクリエイティブ制作の管理を行っているものの、手作業での情報更新に手間を感じていませんか？このワークフローは、Notionのページステータスが更新された際に、関連するCanvaのデザインを探し出し、ダウンロードリンクを自動でNotionページに追加します。これにより、notion canva間での手作業による転記作業がなくなり、クリエイティブ管理業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとCanvaで制作物管理をしており、手作業での情報更新を効率化したいマーケターやデザイナーの方
• notion canva間のデータ転記ミスや更新漏れを防ぎ、管理の精度を高めたいチームリーダーの方
• クリエイティブ制作のワークフローを自動化し、チーム全体の生産性向上を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionのステータス更新を機に、Canvaからのリンク取得とNotionへの追記が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのコピー＆ペースト作業が不要になるため、リンクの貼り間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとCanvaをYoomと連携します。
2. トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定し、対象のデータベースやステータスを指定します。
3. オペレーションでNotionの「レコードを取得する」を設定し、更新されたページの情報を取得します。
4. オペレーションの「分岐機能」で、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
5. オペレーションでCanvaを選択し、「フォルダ内のアイテム一覧を取得する」で対象のデザインを取得します。
6. オペレーションの「繰り返し機能」で、取得した各デザインに対して後続の処理を実行するように設定します。
7. 繰り返し処理の中でCanvaの「デザインをエクスポートするジョブを作成」し、「デザインのダウンロードリンクを取得」します。
8. 最後に、Notionの「ページにテキストを追加」を設定し、取得したダウンロードリンクを該当ページに追記します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Canvaでデザインをエクスポートするアクションでは、ファイル形式やページ番号などを固定値で指定したり、前段のNotionから取得した情報を変数として設定したりすることが可能です。
• Notionのページにテキストを追加するアクションでは、Canvaから取得したダウンロードリンクだけでなく、「【ダウンロードリンク】」のような固定の文言と組み合わせるなど、自由に内容をカスタムできます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Notion、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。