Google DriveにWordファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換する

■概要

書類を共有する際など、WordファイルをPDFに変換する作業は頻繁に発生しますが、毎回手作業で行うのは手間がかかるものです。このワークフローを活用することで、Google Driveの特定フォルダにWordファイルを保存するだけで、RPAが自動でPDFファイルへと変換します。ファイル変換のために都度ツールを立ち上げる必要がなくなり、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にWordファイルをPDFに変換しており、手間を削減したい方
• Google Drive上でファイル管理を行っており、一連の作業を自動化したいと考えている方
• RPAを活用して、手作業によるファイル変換業務そのものをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納をトリガーに自動で処理が実行されるため、これまで手作業での変換にかけていた時間を短縮することができます
• 手作業によるファイル名の付け間違いや、変換漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します
2. トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルがWordファイルの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
4. 続いて、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションで、対象のWordファイルをダウンロードします
5. RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインのファイル変換サービスなどを操作し、PDFへの変換処理を実行します
6. データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」で、変換後のファイル情報などを取得します
7. 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、生成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で指定してください
• 分岐機能では、ファイル名に「.docx」が含まれる場合のみ処理を続けるなど、後続のオペレーションを実行する条件を自由に設定可能です
• Google Driveからファイルをダウンロードする際は、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定します
• RPA機能では、操作対象のWebサイトやクリックするボタン、入力するテキストなどを実際の環境に合わせてカスタマイズしてください
• 正規表現によるデータの抽出では、RPAの実行結果から変換後のファイルURLなどを抽出するように設定をカスタマイズします
• ファイルをアップロードするGoogle Driveのアクションでは、アップロード先のフォルダやファイル名を、固定値や変数を用いて任意に設定できます

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。