Microsoft Teamsでカレンダーに特定条件のイベントが登録されたら、Togglにタスクを作成する

■概要

Microsoft Teamsのカレンダーでチームの予定を管理し、Togglで工数管理を行っているチームも多いのではないでしょうか。しかし、予定が入るたびに手動でTogglにタスクを登録するのは手間がかかるうえ、入力漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Microsoft Teamsのカレンダーに特定のイベントが登録された際に、自動でTogglにタスクを作成することで、Toggl Microsoft Teamsでのタスク管理を効率化し、こうした課題を解消します。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとTogglを併用し、タスク登録を手作業で行っている方
• Toggl Microsoft Teamsを活用して、チーム全体の工数管理の精度を高めたいと考えている方
• カレンダーの予定とタスク管理の二重入力の手間をなくし、生産性を向上させたい方

‍

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsのカレンダーへのイベント登録を起点にTogglへ自動でタスク作成されるため、手入力の時間を短縮することができます
• 手作業によるタスクの登録漏れや入力ミスを防ぎ、Toggl Microsoft Teamsでの正確な工数管理と業務の標準化を実現します

‍

■フローボットの流れ

1. はじめに、TogglとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致したイベントの場合のみ、後続の処理に進むようにします
4. 最後に、オペレーションでTogglの「Create Task」アクションを設定し、トリガーで取得したイベント情報を基にタスクを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知の対象としたいカレンダーのユーザーIDを任意で設定してください
• 分岐条件では、イベントの件名や内容に含まれる特定のキーワードなど、タスク作成の対象としたい条件を任意で設定可能です
• Togglでタスクを作成する際に、登録先のWorkspace IDやProject IDを任意で設定してください

‍

■注意事項

• Microsoft Teams、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。