データベースに従業員情報が登録されたら自動でカオナビに情報を追加してSlackで通知する

■概要

従業員情報が更新されるたびに、カオナビへの登録や関係部署への連絡を手作業で行うのは手間がかかるものです。また、手作業による情報連携は、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。

このワークフローを活用すれば、Yoomのデータベースに従業員情報を登録するだけで、カオナビへの情報追加からSlackへの連携通知までが自動で完結します。面倒な手作業をなくし、正確かつ迅速な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• カオナビへの従業員登録と、関連部署へのSlackでの共有を手作業で行っている人事・労務担当者の方
• カオナビとSlackを連携させ、従業員管理に関する一連の業務工数を削減したいと考えている方
• 手作業によるデータ入力や転記作業を自動化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• データベースへの情報登録を起点にカオナビへのメンバー登録が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記がなくなることで、情報の入力間違いやSlackへの通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、カオナビとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでYoomのデータベースを選択し、「新規作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでカオナビの「メンバーを登録」アクションを設定し、データベースから取得した従業員情報を紐付けます。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定のチャンネルに登録完了の旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるYoomのデータベースは、従業員情報を管理している任意のデータベースに設定することが可能です。
• カオナビに登録する情報は、データベースから取得した氏名や部署などの値を引用し、任意のフィールドに自由に設定できます。
• Slackの通知先チャンネルは任意で設定でき、メッセージ本文も固定のテキストとデータベースから取得した情報を組み合わせて作成できます。

■注意事項

• カオナビ、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• カオナビのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
• ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435730
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。