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「カオナビで退職者が出た際、関連部署への連絡が手作業で大変…」
「情報連携の漏れや遅延が発生しないか、毎回ヒヤヒヤしながら対応している…」
このように、退職者に関する一連の事務処理が煩雑で、本来の業務を圧迫していると感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">カオナビで退職者の情報が更新された際に、関連部署への通知を自動で行う仕組み</span>があれば、これらの定型業務を減らせるかもしれません。
これにより、人事担当者としてより注力すべき採用戦略の立案や組織開発といったコア業務に集中できる時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、退職者対応業務を効率化しましょう。
Yoomには<span class="mark-yellow">カオナビの退職者情報を自動で処理する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、カオナビでメンバーが削除された際に、その情報をLINE WORKSに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：カオナビ／LINE WORKS
[Yoomとは]
今回は「カオナビでメンバーが削除されたら、 LINE WORKSに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するカオナビとLINE WORKSのマイアプリ登録方法を解説していきます。
1.カオナビの登録方法
「新規登録」をクリックした後、右上の検索窓にカオナビと入力しましょう。
下記画面が表示されるので、アカウント名とAPIトークンを入力してください。
入力ができたら「追加」をクリックしましょう。
2.LINE WORKSの登録方法
以下の手順をご参照ください。
ここからは、フローの作成に進みます！
簡単に設定できるよう、Yoomが提供しているテンプレートを活用しますので、以下のテンプレートページを開いてください。
移行先のページ内にある 「このテンプレートを試す」 ボタンをクリックしましょう。
確認画面が表示されたら 「OK」 ボタンを押して設定を進めます。
自動化フローが動き出すタイミングとなる操作を、「トリガー」と呼びます。
まず最初に、「メンバー情報が削除されたら」という項目を設定しましょう！
次に表示されたページは、初期設定済みです。
情報に誤りが無いか確認できたら「次へ」ボタンを押してください。
続いて、注意事項の手順に従いWebhookの設定を行いましょう。
表示されるWebhookURLをコピーしてください。
カオナビの画面に移行します。
管理者メニューを開き、「公開API v2 情報」をクリックしてください。
続いて、Webhookの設定ボタンを押しましょう。
Webhookを追加する画面が表示されるので、URLの欄に先ほどコピーしたWebhookURLを添付してください。
イベントは「メンバー情報の削除」にチェックし保存しましょう。
次に、テスト用のメンバー情報を削除してください。
（架空のメンバーの情報でOKです！）
Yoomの画面に戻り、テストを実行しましょう。
テストが成功すると、下記画面が表示されます。
削除したメンバーの社員番号が取得した値に表示されるので誤りが無いか確認してください。
「保存する」ボタンを押したらトリガーの設定完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
次のステップでは、カオナビで削除したメンバーの情報を引用しLINE WORKSのトークルームに自動でメッセージを送信する設定を行います。
「トークルームにメッセージを送信」という項目をクリックしてください。
下記画面は、自動的に設定されます。
確認ができたら次のページに進みましょう。
ボットIDは、枠内をクリックし表示される候補から選択してください。
トークルームIDは、LINE WORKSのトークルームから取得することが可能です。
トークルームの右上にある三点リーダーをクリックし、チャンネルIDと表示されるIDをコピーし設定しましょう。
メッセージは自由に変更可能です。
下記画面のように設定すると、カオナビでメンバーが削除されたら「社員番号」を取得し、LINE WORKSに自動でメッセージを送ることができますよ！
用途に合わせてメッセージの内容や取得する値を変更してご利用ください。
「取得した値」は変数となるので、カオナビでメンバーが削除される度にそのデータを活用することができます。
設定が完了したら「テスト」ボタンをクリックしましょう。
テストが成功したら、LINE WORKSにメッセージが自動で送信されるので確認してください。
確認後「保存する」ボタンを押しましょう。
これで「カオナビでメンバーが削除されたら、LINE WORKSに通知する」フローの完成です！
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に作動するか確認しましょう。
従業員が登録されたら、チャットツールへ通知したり、データベースへ自動転記します。
逆に他ツールからの情報をトリガーに、メンバー情報を自動登録または更新します。
情報連携の正確性と入社手続きの効率が向上します。
カオナビと各種ツールを連携することで、退職者に関する情報共有を自動化が可能です。
これにより、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた関係部署への連絡といった定型業務の手間を削減し、ヒューマンエラーによる情報伝達の漏れや遅延を防ぐことができるでしょう。</span>
また、人事担当者は煩雑な事務処理から解放され、採用活動や制度設計といった、より戦略的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務の効率化を体験してみてください！
Q：「メンバーの削除」以外にも「メンバーの登録」を起点に自動化できますか？
A：はい、できます。
カオナビのトリガーアクションを「メンバー情報が登録されたら」に変更してください。
なお、それ以外にもメンバー情報の更新をトリガーにすることも可能です。
Q：LINE WORKS以外のチャットツールにも通知できますか？
A：はい、できます。
例えばLINE WORKSではなくSlackに連携する場合の手順をご説明します。
LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションの三点リーダーをクリックし、削除するを選択します。
続いて、アプリトリガーの下にある＋ボタンをクリックし、アプリ一欄からSlackを選択しアクションを設定しましょう。
（Slack以外のコミュニケーションツールに通知したい場合は、使用したいツールを選択してください。）
Q：API連携が一時的に失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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