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■概要
カオナビで退職したメンバーの情報を削除した後、関連部署への連絡を手作業で行っていませんか？こうした手作業での連絡は、対応漏れや遅延のリスクが伴い、担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、カオナビでメンバー情報が削除されたことをきっかけに、LINE WORKSへ自動で通知を送信するため、退職に関する一連の業務連絡を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「カオナビで退職者が出た際、関連部署への連絡が手作業で大変…」
「情報連携の漏れや遅延が発生しないか、毎回ヒヤヒヤしながら対応している…」
このように、退職者に関する一連の事務処理が煩雑で、本来の業務を圧迫していると感じていませんか？
もし、カオナビで退職者の情報が更新された際に、関連部署への通知を自動で行う仕組みがあれば、これらの定型業務を減らせるかもしれません。
これにより、人事担当者としてより注力すべき採用戦略の立案や組織開発といったコア業務に集中できる時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、退職者対応業務を効率化しましょう。
Yoomにはカオナビの退職者情報を自動で処理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
カオナビで退職したメンバーの情報を削除した後、関連部署への連絡を手作業で行っていませんか？こうした手作業での連絡は、対応漏れや遅延のリスクが伴い、担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、カオナビでメンバー情報が削除されたことをきっかけに、LINE WORKSへ自動で通知を送信するため、退職に関する一連の業務連絡を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、カオナビでメンバーが削除された際に、その情報をLINE WORKSに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：カオナビ／LINE WORKS
[Yoomとは]
今回は「カオナビでメンバーが削除されたら、 LINE WORKSに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
カオナビで退職したメンバーの情報を削除した後、関連部署への連絡を手作業で行っていませんか？こうした手作業での連絡は、対応漏れや遅延のリスクが伴い、担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、カオナビでメンバー情報が削除されたことをきっかけに、LINE WORKSへ自動で通知を送信するため、退職に関する一連の業務連絡を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するカオナビとLINE WORKSのマイアプリ登録方法を解説していきます。
1.カオナビの登録方法
「新規登録」をクリックした後、右上の検索窓にカオナビと入力しましょう。
下記画面が表示されるので、アカウント名とAPIトークンを入力してください。
入力ができたら「追加」をクリックしましょう。
2.LINE WORKSの登録方法
以下の手順をご参照ください。
ここからは、フローの作成に進みます！
簡単に設定できるよう、Yoomが提供しているテンプレートを活用しますので、以下のテンプレートページを開いてください。
移行先のページ内にある 「このテンプレートを試す」 ボタンをクリックしましょう。
■概要
カオナビで退職したメンバーの情報を削除した後、関連部署への連絡を手作業で行っていませんか？こうした手作業での連絡は、対応漏れや遅延のリスクが伴い、担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、カオナビでメンバー情報が削除されたことをきっかけに、LINE WORKSへ自動で通知を送信するため、退職に関する一連の業務連絡を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
確認画面が表示されたら 「OK」 ボタンを押して設定を進めます。
自動化フローが動き出すタイミングとなる操作を、「トリガー」と呼びます。
まず最初に、「メンバー情報が削除されたら」という項目を設定しましょう！
次に表示されたページは、初期設定済みです。
情報に誤りが無いか確認できたら「次へ」ボタンを押してください。
続いて、注意事項の手順に従いWebhookの設定を行いましょう。
表示されるWebhookURLをコピーしてください。
カオナビの画面に移行します。
管理者メニューを開き、「公開API v2 情報」をクリックしてください。
続いて、Webhookの設定ボタンを押しましょう。
Webhookを追加する画面が表示されるので、URLの欄に先ほどコピーしたWebhookURLを添付してください。
イベントは「メンバー情報の削除」にチェックし保存しましょう。
次に、テスト用のメンバー情報を削除してください。
（架空のメンバーの情報でOKです！）
Yoomの画面に戻り、テストを実行しましょう。
テストが成功すると、下記画面が表示されます。
削除したメンバーの社員番号が取得した値に表示されるので誤りが無いか確認してください。
「保存する」ボタンを押したらトリガーの設定完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
次のステップでは、カオナビで削除したメンバーの情報を引用しLINE WORKSのトークルームに自動でメッセージを送信する設定を行います。
「トークルームにメッセージを送信」という項目をクリックしてください。
下記画面は、自動的に設定されます。
確認ができたら次のページに進みましょう。
ボットIDは、枠内をクリックし表示される候補から選択してください。
トークルームIDは、LINE WORKSのトークルームから取得することが可能です。
トークルームの右上にある三点リーダーをクリックし、チャンネルIDと表示されるIDをコピーし設定しましょう。
メッセージは自由に変更可能です。
下記画面のように設定すると、カオナビでメンバーが削除されたら「社員番号」を取得し、LINE WORKSに自動でメッセージを送ることができますよ！
用途に合わせてメッセージの内容や取得する値を変更してご利用ください。
「取得した値」は変数となるので、カオナビでメンバーが削除される度にそのデータを活用することができます。
設定が完了したら「テスト」ボタンをクリックしましょう。
テストが成功したら、LINE WORKSにメッセージが自動で送信されるので確認してください。
確認後「保存する」ボタンを押しましょう。
これで「カオナビでメンバーが削除されたら、LINE WORKSに通知する」フローの完成です！
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に作動するか確認しましょう。
従業員が登録されたら、チャットツールへ通知したり、データベースへ自動転記します。
逆に他ツールからの情報をトリガーに、メンバー情報を自動登録または更新します。
情報連携の正確性と入社手続きの効率が向上します。
■概要
タレントマネジメントでカオナビを利用しつつ、従業員情報をAirtableでも管理している場合、情報の二重入力や更新漏れは避けたい課題ではないでしょうか。カオナビのAPI連携による自動化を検討していても、専門知識がなく実現が難しいと感じることもあります。このワークフローは、Airtableのレコード更新をトリガーとして、カオナビのメンバー情報を自動で更新するため、手作業による手間やミスを減らし、データ管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Boxに保管されている従業員ファイルを、一件ずつ手作業でカオナビにアップロードしていませんか？この作業は手間がかかる上に、アップロード先の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルが置かれるだけで、カオナビの指定した従業員情報へ自動でファイルがアップロードされるため、面倒なカオナビへのファイルアップロード業務を効率化し、入力ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
カオナビで従業員が登録されたらGoogleスプレッドシートの従業員管理表にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビを利用する人事・総務担当者
・カオナビで管理している従業員情報をGoogleスプレッドシートでも一覧化・分析したい方
・従業員情報をカオナビとGoogleスプレッドシート間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新の従業員情報をGoogleスプレッドシート上で確認したい方
2.カオナビの従業員情報に基づいて業務を行う担当者
・カオナビの従業員情報が更新されたら自動的にGoogleスプレッドシートに反映させたい方
・Googleスプレッドシート上で従業員情報をフィルタリングしたり、並べ替えたりなどを行い効率的に業務を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは企業にとって貴重な従業員情報を一元管理できるツールですが、その情報を他のシステムに連携させるには、手作業での転記が必要となり人事担当者にとって大きな負担となることがあります。
情報が複数のプラットフォームに分散してしまうと、情報の更新漏れや不整合が発生し業務効率が低下するだけでなく、意思決定の遅れや誤った判断に繋がるリスクもあります。
このフローを導入することで、カオナビで従業員が登録された情報をGoogle スプレッドシートの従業員管理表にも自動的に情報が追加され、人事担当者は手作業での転記作業をせずに採用活動や人材育成など、より戦略的な業務に集中することが可能となります。
■注意事項
・カオナビ、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビで従業員データを管理している方
・従業員データを一元管理している人事担当者
・従業員データの分析でカオナビを活用している企業の経営者
2.Slackを使用してチーム内のコミュニケーションを取っている方
・社内の情報共有をSlackで行っている方
・社内通知を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報を一元管理し、業務に合わせて活用できるのがメリットです。
しかし、カオナビの登録情報を手動で通知し続けるのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
社内通知を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
カオナビで情報の登録がされると、自動的にSlackに通知を出すことができるため、宛先誤りや情報の記載漏れといったヒューマンエラーを防止することができます。
登録情報が通知されることで、新規メンバーを早期に確認できるようになるため、アカウントの作成や必要資料の準備に迅速に取り掛かる事が可能です。
■注意事項
・カオナビ、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
カオナビで従業員が登録されたらSalesforceの従業員管理表にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事・総務担当者
・従業員情報をカオナビとSalesforceの両方で管理している方
・カオナビに入力した従業員情報をSalesforceに手動で転記する手間を省きたい方
・従業員情報の入力ミスを減らしてデータの精度を高めたい方
2.Salesforceを活用する営業・マーケティング担当者
・最新の従業員情報をSalesforce上で確認したい方
・従業員情報に基づいた顧客対応や営業活動を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報を一元管理する上で便利なツールですが、登録された従業員情報をSalesforceの従業員管理表に手動で転記するのは、情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することで、カオナビで従業員が情報が登録されたら自動的にSalesforceの従業員管理表に必要な情報が追加されます。これにより、人事担当者はカオナビとSalesforceの両方を確認する必要がなくなり、最新の従業員情報を効率的に共有することができます。
また手作業による転記作業が不要になることにより業務効率が向上し、入力ミスを防ぐこともできます。
■注意事項
・カオナビ、SalesforceそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビを使って人事情報を管理している方
・従業員の教育、研修においてカオナビのデータを活用している総務部門の方
・入社後の従業員情報の登録を担当している人事担当者
2.Microsoft Teamsを通じてメンバーと連絡を取り合っている方
・日常の連絡手段としてMicrosoft Teamsを使用している方
・Microsoft Teamsを活用して部門間での情報共有を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報の分析もできるため、管理に適したツールです。
しかし、カオナビの登録情報を手動で通知し続けるのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
カオナビへの登録情報を迅速にメンバー間で共有したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Microsoft Teamsにログインして通知する必要がなくなるため、手動による作業が減り、業務効率が向上します。
また、通知内容は任意でカスタマイズすることができるため、部門のニーズに応じた情報提供も可能になります。
■注意事項
・カオナビ、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でカオナビを利用している方
・従業員情報の管理でカオナビを活用している方
・カオナビで評価やフィードバックの管理をしている人事担当者
2.クラウド上でフォルダ管理を行う方
・OneDriveへのフォルダ追加を自動化したい方
・従業員ごとにフォルダを作成して管理している方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員管理や、従業員に対する評価やフィードバックの管理に適したツールです。
しかし、カオナビに登録された従業員ごとにOneDriveでフォルダを管理している場合、毎回手動でフォルダを作成するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、カオナビで従業員が登録されると、OneDriveで従業員毎のフォルダを自動で作成することができ、手動による作業を軽減できます。
OneDriveにおけるフォルダの作成漏れやフォルダ名のミスも防止できるため、業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することでOneDriveで作成されたフォルダを特定のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・ カオナビ、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
新しい従業員が入社するたびに、カオナビへの情報登録と並行して、Google Workspaceのアカウントも手作業で発行していませんか？
このような二重入力は手間がかかるだけでなく、設定ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、カオナビとGoogle Workspaceの連携がスムーズに実現し、従業員登録をトリガーにGoogle Workspaceのアカウントが自動で追加されるため、入社手続きに関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
■概要
コラボフローで各種申請が承認された後、その内容をカオナビの従業員情報に手作業で反映させていませんか。この一連の作業は、手間がかかるだけでなく入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認完了をトリガーとして、カオナビの従業員情報を自動で更新できるため、手作業による情報転記の手間とリスクを解消し、人事情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
カオナビと各種ツールを連携することで、退職者に関する情報共有を自動化が可能です。
これにより、これまで手作業で行っていた関係部署への連絡といった定型業務の手間を削減し、ヒューマンエラーによる情報伝達の漏れや遅延を防ぐことができるでしょう。
また、人事担当者は煩雑な事務処理から解放され、採用活動や制度設計といった、より戦略的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務の効率化を体験してみてください！
Q：「メンバーの削除」以外にも「メンバーの登録」を起点に自動化できますか？
A：はい、できます。
カオナビのトリガーアクションを「メンバー情報が登録されたら」に変更してください。
なお、それ以外にもメンバー情報の更新をトリガーにすることも可能です。
Q：LINE WORKS以外のチャットツールにも通知できますか？
A：はい、できます。
例えばLINE WORKSではなくSlackに連携する場合の手順をご説明します。
LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションの三点リーダーをクリックし、削除するを選択します。
続いて、アプリトリガーの下にある＋ボタンをクリックし、アプリ一欄からSlackを選択しアクションを設定しましょう。
（Slack以外のコミュニケーションツールに通知したい場合は、使用したいツールを選択してください。）
Q：API連携が一時的に失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
