Google DriveにPDFがアップロードされたら、オンラインツールで圧縮して別フォルダに保存する

■概要

PDFファイルの容量が大きく、共有や保存に困ることはありませんか。その都度オンラインの圧縮ツールで手作業で圧縮するのは手間がかかります。このワークフローは、Google DriveへのPDFファイルアップロードをトリガーに、ファイルの圧縮から別フォルダへの保存までを自動化し、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常業務でPDFのファイルサイズ圧縮を手作業で行っている方
• Google Driveでのファイル管理をより効率的に行いたいと考えている方
• オンラインの圧縮ツールなどを使った手作業での変換を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのアップロードだけでファイルが自動圧縮されるため、手作業でオンラインツールを探して操作する手間や時間を短縮できます。
• ファイル圧縮のし忘れや保存先の間違いといった手作業によるヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインファイル圧縮ツールでの操作を記録します。
5. 続けて、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを設定します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、圧縮されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、PDFファイルのアップロードを検知したいフォルダを任意で指定してください。
• RPA機能では、利用したいオンライン圧縮ツールのURLや、ファイルのアップロード、圧縮ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を自由に設定できます。
• 圧縮後のファイルをGoogle Driveにアップロードする際に、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定することが可能です。

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。