Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、RPAでWordに変換し担当者へ確認依頼をする

■概要

PDFで受け取った資料を編集するために、Wordへ変換する作業に手間を感じていませんか。
毎回変換サイトを開いて手作業でファイルをアップロードしたり、テキストをコピー＆ペーストしたりするのは面倒であり、時間のロスにも繋がります。
このワークフローは、特定のGoogle DriveフォルダにPDFファイルがアップロードされると、RPAが自動でブラウザを操作しPDFをWordに変換、その後の担当者への確認依頼までを自動化するため、こうしたファイル変換に関わる一連の定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にPDFをWordへ変換する作業が発生し、手作業に課題を感じている方
• Google Driveでファイルを管理しており、関連業務の自動化を検討している方
• ファイル変換から担当者への確認依頼までを自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルをアップロードするだけで自動で処理が進むため、手作業による変換や依頼作成の時間を短縮できます
• ファイル変換時の操作ミスや、担当者への確認依頼漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがPDF形式の場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
5. 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、PDFからWordへの変換サイトを操作して、ダウンロードしたファイルを変換します
6. 最後に、オペレーションで担当者依頼機能を設定し、変換後のファイルを添付して担当者へ確認を依頼します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダをIDで任意に指定してください
• 分岐機能では、ファイル名に「.pdf」が含まれているかなど、後続のオペレーションを動かす条件を自由にカスタマイズできます
• Google Driveからファイルをダウンロードする際、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定することで、毎回異なるファイルを動的に処理できます
• RPA機能では、実際に操作する変換サイトのURLやクリックするボタンなどを、利用する環境に合わせて自由に設定可能です
• 担当者依頼機能では、依頼内容にファイル名を変数として含めるなど、状況に応じた依頼文を自動で作成できます

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。