Googleカレンダーに予定が作成されたら、Google ドキュメントにテキストを追加する

■概要

Googleカレンダーで管理している会議の予定を、議事録用のGoogle ドキュメントに手作業で転記していませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記漏れにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定を作成するだけで、関連するGoogle ドキュメントに自動でテキストを追加し、議事録作成の準備などを効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleカレンダーとGoogleドキュメントを連携させて業務効率化を図りたい方
• 会議の予定情報を議事録へ手動で転記する作業に手間を感じている方
• 定例業務を自動化することで、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーへの予定登録を起点に、Google ドキュメントへ自動でテキストが追加されるため、手作業での情報転記の時間を短縮します。
• 自動で処理が実行されることで、手動での作業に起因する転記漏れや記載ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加する」アクションを設定することで、カレンダーの予定情報を任意のドキュメントに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google ドキュメントのオペレーション設定で、どのドキュメントにテキストを追加するかを指定してください。
• 追加するテキストの内容は自由に設定可能です。トリガーとなったGoogleカレンダーの予定から、タイトルや日時、説明などの情報を組み合わせて自動で記載できます。

■注意事項‍

• GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。