■概要

社内のデータベースとカオナビの従業員情報を別々に管理しており、情報の二重入力や更新漏れに手間を感じていませんか。また、更新のたびに手作業で関係者に連絡する作業も負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、データベースの情報を更新するだけで、カオナビのメンバー情報が自動で更新され、同時にChatworkへ通知が送信されます。カオナビとChatworkを連携させることで、これらの定型業務を効率化し、正確な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• カオナビと社内データベースの情報を手作業で同期させている人事・労務担当者の方
• 従業員情報の更新連絡をChatworkで都度行っており、通知漏れや手間をなくしたい方
• カオナビとChatworkの連携を通じて、従業員情報管理のプロセス全体を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• データベースの更新を起点にカオナビへの情報反映とChatworkへの通知が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業でのデータ転記による入力間違いや更新漏れ、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、カオナビとChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「データベーストリガー」を選択し、「データベースが更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでカオナビの「メンバーを更新」アクションを設定し、データベースから取得した情報で更新する内容を指定します。
4. 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、更新内容を指定のルームに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• データベーストリガーでは、更新の起点としたい任意のデータベースを設定してください。
• カオナビの更新アクションでは、トリガーで取得した値を引用し、どのメンバーのどの情報を更新するかを自由に設定できます。
• Chatworkへの通知設定では、メッセージを送るルームを任意で指定できるほか、本文にデータベースから取得した氏名などの情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• カオナビ、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
• カオナビのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
• ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435730
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。