■概要
HubSpotで管理しているチケット情報を、議事録やレポート作成のためにGoogle ドキュメントへ手作業で転記していませんか？特定の条件に合致するチケットのみを抜き出してまとめる作業は、手間がかかるだけでなく、転記ミスや漏れが発生する原因にもなりがちです。
このワークフローは、HubSpotで条件に合うチケットが作成された際、指定したGoogle ドキュメントへ自動でテキストを追加するものであり、HubSpotとGoogle Docs（Google ドキュメント）間の面倒な連携作業を自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのチケット情報をGoogle Docs（Google ドキュメント）に手動で転記している方
- HubSpotとGoogle ドキュメントを連携させ、顧客対応の記録や報告書作成を効率化したい方
- 特定のチケットに関する情報共有の抜け漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotで特定のチケットが作成されると、自動でGoogle ドキュメントにテキストが追加されるため、手作業での転記時間を短縮できます
- 手作業による情報のコピー＆ペーストが不要になり、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ整合性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle ドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定して、チケット情報を指定のドキュメントに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、チケットの優先度やカテゴリ、担当者など、自動化の対象としたいチケットの条件を任意で設定してください
- Google ドキュメントに追加するテキストは、HubSpotのチケット名や詳細、担当者情報など、必要な情報を自由に組み合わせて設定できます
■注意事項
- HubSpotとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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