Outlookで特定件名のメール受信をしたら、Airtableでレコードを作成する

■概要

Outlookで受信した重要な問い合わせメールなどを、手作業でAirtableへ転記する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されています。OutlookとAirtableを連携させることで、特定のメール受信をきっかけに、メール本文の情報をAIが自動で抽出し、Airtableへレコードとして追加します。定型的な転記作業を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した情報を基に、Airtableのデータベースを更新している方
• AirtableとOutlook間での手作業によるデータ入力の手間を削減したいと考えている方
• 重要なメールの対応漏れや、タスクの起票漏れのリスクをなくしたいチームの担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで特定のメールを受信すると自動でAirtableにレコードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮することができます。
• 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなることで、入力内容の間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとAirtableをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出したデータを基に新しいレコードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、対象とするメールフォルダのIDや、フローを起動させるための件名キーワードを任意に設定してください。
• AI機能によるテキスト抽出では、メール本文から抜き出したい情報（例：問い合わせ内容、名前、メールアドレスなど）を自由に指定することが可能です。
• Airtableへのレコード作成では、対象のテーブルやフィールドを任意で設定できます。フィールドには固定値を入力したり、前段のステップで取得した値を埋め込んだりするカスタムが可能です。

■注意事項

• Outlook、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。