Outlookで特定件名のメールを受信したら、Zoomミーティングを作成して案内する

■概要

ミーティングの日程調整メールを受け取るたびに、手動でZoomミーティングを設定し、案内メールを送る作業に手間を感じていませんか。
この一連の作業は定型業務でありながら、ミスが許されないため担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信すると、AIが内容を読み取って自動でZoomミーティングをスケジュールし、案内メールまで送信できます。
面倒なZoomのスケジュール登録業務から解放され、本来注力すべき業務に集中できるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとZoomを使い、手作業でミーティングの登録を行っている営業担当者や秘書の方
• ミーティングURLの払い出しミスや、案内メールの送信漏れなどのリスクをなくしたい方
• Zoomミーティングをスケジュールするなどの定型業務を自動化し、生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、Zoomミーティングの作成から案内までが自動化され、手作業の時間を削減できます
• メール本文からの情報転記が不要になるため、日時の設定間違いや参加者の誤記といったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から参加者名や希望日時などの情報を抽出します
4. 続いて、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションで、抽出した情報を元にミーティングを設定します
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成されたミーティング情報を記載した案内メールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、検知対象とするメールフォルダのIDや、件名に含まれるキーワード（例：「打ち合わせ依頼」など）を自由に設定可能です
• AIによるテキスト抽出では、メール本文から名前やメールアドレス、希望日時など、ミーティング設定に必要な情報を任意に抽出できます
• Zoomのミーティング作成では、トピックや説明欄に、メールから抽出した情報を変数として埋め込んだり、固定のテキストを追加したりするなどのカスタムが可能です
• Outlookのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文に固定のテキストを入力したり、前段のオペレーションで取得したミーティングURLなどの情報を変数として埋め込むことができます

■注意事項

• Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。