HubSpotでチケットが作成されたら、データを抽出しCal.comで予約を登録する

■概要

HubSpotで管理している顧客サポートなどのチケットから、Cal.comで打ち合わせの予約を手配する際、手作業での情報転記や案内に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、HubSpotで新しいチケットが作成されると、その情報を基にCal.comでの予約登録が自動で実行されるため、Cal.comとHubSpotを連携させることで、日程調整のプロセスを効率化し、顧客対応の迅速化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotのチケット対応からCal.comでの日程調整を手作業で行っている方
• Cal.comとHubSpotの連携によって、顧客対応の速度を向上させたいと考えている方
• サポートや営業活動における定型的な予約調整業務を自動化し、効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotのチケット情報を基にCal.comの予約が自動登録されるため、手作業での日程調整にかかる時間を短縮できます
• 手動での情報転記が不要になることで、予約情報の入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Cal.comとHubSpotをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを抽出する」アクションを設定し、HubSpotのチケット情報から予約に必要な氏名や連絡先などを抽出します
4. 最後に、オペレーションでCal.comの「予約を登録する」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を活用して予約を自動で登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを抽出する」オペレーションでは、HubSpotのチケット本文から抽出したい項目（例：氏名、会社名、希望日時など）を任意で設定してください
• Cal.comで予約を登録するオペレーションでは、予約の種類や担当者などを任意で設定し、前のステップで抽出した値を活用して各項目を設定してください

■注意事項

• ‍‍HubSpot、Cal.comのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。