Cal.comで予定が登録されたら、参加者をGoogle スプレッドシートに追加して通知する

■概要

Cal.comで新しい予定が登録されるたびに、手作業で参加者情報をリストに転記し、関係者に通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Cal.comに予定が登録されたタイミングで、自動でGoogle スプレッドシートに参加者情報を追加し、関係者にメールで通知することが可能です。Cal.comを利用した参加者管理のプロセスを自動化し、手作業による手間やミスを削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

Cal.comで設定された予定の参加者情報を、手作業でリスト化している方
Google スプレッドシートでの参加者管理を、より効率的に自動化したいと考えている方
イベントや面接後の参加者へのフォロー連絡や、関係者への共有漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

Cal.comに予定が登録されると、自動で参加者情報がGoogle スプレッドシートに追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
手作業による情報転記のミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、参加者管理の正確性を向上させることに繋がります

■フローボットの流れ

はじめに、Cal.comとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
次に、トリガーでCal.comを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、参加者情報を書き込むようにします
最後に、オペレーションでメール機能を選択し、「メールを送る」アクションで関係者へ通知が送信されるように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Google スプレッドシートの設定では、情報を追加したいスプレッドシートやシート、テーブルの範囲などを任意で指定してください
メール機能の設定では、通知を送りたい宛先や件名、メッセージの内容を自由に設定できます。また、Cal.comから取得した参加者名や予定日時などを、変数を活用してメール文面に含めることも可能です

■注意事項

Cal.com、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

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使用しているアプリについて

Cal.com

YoomではCal.comのAPIとノーコードで連携し、Cal.comと様々なサービスを連携できます。例えば、Cal.comで予定が登録したことをSlackやTeamsなどのチャットツールに通知したり、SalesforceやHubSpotなどのCRMに予定に登録したユーザーの情報を連携することが可能です。